De balans van je bedrijf: wat het is en waarom het telt

Een balans geeft je in één oogopslag een helder beeld van de financiële situatie van je onderneming. Het is een momentopname: je ziet precies wat je bezit, wat je schuldig bent en hoeveel eigen vermogen er is. Veel ondernemers vinden dit onderdeel van de boekhouding ingewikkeld klinken, maar zodra je begrijpt hoe het werkt, valt het reuze mee. Dit overzicht is namelijk opgebouwd volgens een vaste logica die altijd klopt.

Wat er op een balans staat

Een balansoverzicht bestaat uit twee kanten die altijd in evenwicht zijn met elkaar. Aan de linkerkant staan de bezittingen van het bedrijf, ook wel activa genoemd. Denk aan machines, voorraden, een bedrijfspand of geld op de bankrekening. Aan de rechterkant staan de schulden en het eigen vermogen, ook wel passiva genoemd. Het eigen vermogen is het geld dat de eigenaar zelf in het bedrijf heeft gestoken, plus winsten die in het bedrijf zijn gebleven. De schulden zijn bedragen die het bedrijf nog moet betalen aan anderen, zoals leveranciers of de bank. De twee kanten tellen altijd op tot hetzelfde totaal. Dat is geen toeval, maar een rekenkundige wetmatigheid: alles wat een bedrijf bezit, is ooit betaald met eigen geld of geleend geld.

Vaste activa en vlottende activa uitgelegd

Niet alle bezittingen op de balans zijn hetzelfde. Sommige bezittingen zijn voor de lange termijn bedoeld, zoals een bedrijfsauto, een computer of een gebouw. Die noem je vaste activa. Ze worden over meerdere jaren afgeschreven, wat betekent dat hun waarde op de balans elk jaar een beetje daalt. Andere bezittingen veranderen veel sneller van waarde of worden op korte termijn omgezet in geld. Voorbeelden zijn voorraden, openstaande facturen bij klanten en het saldo op de betaalrekening. Dit zijn de vlottende activa. Het verschil tussen die twee categorieën zegt iets over hoe het bedrijf is opgebouwd. Een productiebedrijf heeft vaak veel vaste activa, terwijl een handelsbedrijf juist meer vlottende bezittingen heeft.

Eigen vermogen en vreemd vermogen op de balans

De rechterkant van het financiële overzicht vertelt hoe de bezittingen zijn gefinancierd. Eigen vermogen is het deel dat toebehoort aan de eigenaar of aandeelhouders. Het groeit als het bedrijf winst maakt en krimpt als er verlies is of als de eigenaar geld uit het bedrijf haalt. Vreemd vermogen is al het geld dat van anderen is geleend. Dat kan een banklening zijn, maar ook een schuld aan de leverancier of een nog te betalen belastingaanslag. Vreemd vermogen wordt verder opgesplitst in langlopend, zoals een hypotheek, en kortlopend, zoals een rekening die binnen dertig dagen betaald moet worden. De verhouding tussen eigen en vreemd vermogen zegt iets over hoe stabiel een bedrijf is. Een bedrijf met veel eigen vermogen is minder afhankelijk van schuldeisers.

Wanneer je een balans opstelt en waarvoor je het gebruikt

Bedrijven stellen aan het einde van elk boekjaar een jaarrekening op. De balans is daar een vast onderdeel van. Maar je kunt ook tussentijds een overzicht maken, bijvoorbeeld om te zien hoe het bedrijf er financieel voor staat. Banken vragen om de balans als je een lening aanvraagt. De Belastingdienst wil hem zien bij de aangifte vennootschapsbelasting. En als je een bedrijf wil kopen of verkopen, geeft de balans de koper inzicht in wat hij precies overneemt. Voor de ondernemer zelf is het ook een handig hulpmiddel. Je ziet snel of het bedrijf genoeg geld heeft om op korte termijn aan zijn verplichtingen te voldoen, of dat er iets moet veranderen in de financiering.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een balans en een winst en verliesrekening?
Een balans laat de financiële stand van zaken op één bepaald moment zien: wat bezit het bedrijf en wat zijn de schulden. Een winst en verliesrekening laat over een periode zien hoeveel omzet er is gemaakt en welke kosten er zijn betaald. Beide overzichten zijn onderdeel van de jaarrekening en vullen elkaar aan.

Hoe zorg je ervoor dat de twee kanten van de balans kloppen?
De twee kanten van het financiële overzicht kloppen altijd als de boekhouding goed is bijgehouden. Elke boeking heeft twee kanten: een bedrag dat ergens af gaat en een bedrag dat ergens bij komt. Dit systeem heet dubbel boekhouden. Klopt de balans niet, dan zit er ergens een fout in de boekhouding.

Moet elke ondernemer een balans maken?
Niet elke ondernemer is verplicht een volledige balans op te stellen. Eenmanszaken en vennootschappen onder firma hoeven in sommige gevallen alleen een vereenvoudigde boekhouding bij te houden. Besloten vennootschappen en naamloze vennootschappen zijn wettelijk verplicht om jaarlijks een volledige jaarrekening te maken, inclusief balans.

Wat betekent het als het eigen vermogen negatief is?
Als het eigen vermogen op de balans negatief is, zijn de schulden groter dan de bezittingen. Dat betekent dat het bedrijf technisch gezien meer schulden heeft dan het waard is. Dit is een signaal dat er snel actie nodig is, zoals het aantrekken van extra kapitaal of het verlagen van de kosten.